<div dir="ltr">Thanks for proposing this.<div><br></div><div>It does not seem to address some of the other topics that were discussed, such as the formation of subcommittees.</div><div><br></div><div>We left the discussion with a call to provide a methodical analysis of where the bylaws defer to a CWGs charter, to provide better example guidance. Have you done this? It might be better to start from there, rather than proposing ballot text immediately following such discussions, so that we can actually have confidence that the issues are being addressed.</div></div><br><div class="gmail_quote"><div dir="ltr">On Tue, Oct 16, 2018 at 1:43 AM Kirk Hall via Public <<a href="mailto:public@cabforum.org">public@cabforum.org</a>> wrote:<br></div><blockquote class="gmail_quote" style="margin:0 0 0 .8ex;border-left:1px #ccc solid;padding-left:1ex">





<div lang="EN-US" link="#0563C1" vlink="#954F72">
<div class="m_3471589212222847084WordSection1">
<p class="MsoNormal" style="margin-bottom:0in;margin-bottom:.0001pt;line-height:normal">
As we discussed this morning, we need certain “default” procedures for how *new* Working Groups operate, which could (in theory) be specifically overridden by the Forum by passing *different* procedures for a particular CWG in the charter of a new Chartered
 Working Group (CWG).  <u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal" style="margin-bottom:0in;margin-bottom:.0001pt;line-height:normal">
<u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal" style="margin-bottom:0in;margin-bottom:.0001pt;line-height:normal">
It is unlikely that we would ever override these standard Bylaws provisions for an individual CWG charter, but it would be possible. 
<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal" style="margin-bottom:0in;margin-bottom:.0001pt;line-height:normal">
<u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal" style="margin-bottom:0in;margin-bottom:.0001pt;line-height:normal">
A CWG could <u>also</u> adopt *additional* procedures for its CWG by a CWG ballot if it wants to, so long as the additional procedures do not conflict with the CWG charter and/or Bylaw Sec. 5.3.1(f).<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal" style="margin-bottom:0in;margin-bottom:.0001pt;line-height:normal">
<u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal" style="margin-bottom:0in;margin-bottom:.0001pt;line-height:normal">
So this is a potential Forum ballot to amend the Bylaws – please comment:<u></u><u></u></p>
<p class="MsoNormal" style="margin-bottom:0in;margin-bottom:.0001pt;line-height:normal">
<u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal" style="margin-bottom:0in;margin-bottom:.0001pt;line-height:normal">
<b><u></u> <u></u></b></p>
<p class="MsoNormal" style="margin-bottom:0in;margin-bottom:.0001pt;line-height:normal">
<b>Bylaws Sec. 5.3.1 - Formation of Chartered Working<span style="letter-spacing:-.55pt">
</span>Groups ***<u></u><u></u></b></p>
<p class="m_3471589212222847084MsoBodyText" style="margin-left:27.0pt"><b><span style="font-family:"Calibri",sans-serif"><u></u> <u></u></span></b></p>
<p class="m_3471589212222847084MsoBodyText"><b><u><span style="font-family:"Calibri",sans-serif">(f) </span>
</u></b><u><span style="font-family:"Calibri",sans-serif">Unless otherwise specifically provided in the charter of a CWG, a CWG shall be governed by the following rules:<u></u><u></u></span></u></p>
<p class="m_3471589212222847084MsoBodyText"><u><span style="font-family:"Calibri",sans-serif"><u></u><span style="text-decoration:none"> </span><u></u></span></u></p>
<p class="m_3471589212222847084MsoBodyText" style="margin-left:.5in">
<u></u><span style="font-family:"Calibri",sans-serif"><span>1.<span style="font:7.0pt "Times New Roman"">      
</span></span></span><u></u><u><span style="font-family:"Calibri",sans-serif">Each CWG shall have a Chair and Vice Chair who shall be elected by CWG members following the procedures of Bylaws Section 4.1 as closely as possible.  The initial term for CWG
 officers shall expire on November 30 of the next even-numbered year after the CWG is established to be synchronized with the terms of Forum officers.<u></u><u></u></span></u></p>
<p class="m_3471589212222847084MsoBodyText" style="margin-left:.5in"><u><span style="font-family:"Calibri",sans-serif"><u></u><span style="text-decoration:none"> </span><u></u></span></u></p>
<p class="m_3471589212222847084MsoBodyText" style="margin-left:.5in">
<u></u><span style="font-family:"Calibri",sans-serif"><span>2.<span style="font:7.0pt "Times New Roman"">      
</span></span></span><u></u><u><span style="font-family:"Calibri",sans-serif">Proposing and voting on CWG Ballots by CWG members shall follow the procedures stated in Bylaws Sec. 2.3 and 2.4</span></u><span style="font-family:"Calibri",sans-serif">.<u></u><u></u></span></p>
<p class="m_3471589212222847084MsoBodyText"><span style="font-family:"Calibri",sans-serif"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="m_3471589212222847084MsoBodyText"><span style="font-family:"Calibri",sans-serif">* * * * *<u></u><u></u></span></p>
<p class="m_3471589212222847084MsoBodyText"><span style="font-family:"Calibri",sans-serif"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="m_3471589212222847084MsoBodyText"><span style="font-family:"Calibri",sans-serif">[<u>Note</u>: Bylaws Sec. 5.2
<b><u>already</u></b> requires CWGs to post Agendas, Minutes, and Ballots to the Public lists – see below -  so I don’t think we need more default provisions on those subjects.   LWG means Legacy Working Group, and all Legacy Working Groups have expired.]<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal" style="margin-bottom:0in;margin-bottom:.0001pt;line-height:normal">
<u></u> <u></u></p>
<h2 style="margin-left:0in;text-indent:0in"><span style="font-family:"Calibri",sans-serif">Bylaws Sec. 5.2 - Public Mail List and Public
<span style="letter-spacing:-.15pt">Web</span><span style="letter-spacing:-.2pt">
</span>Site [Existing language]<u></u><u></u></span></h2>
<p class="m_3471589212222847084MsoBodyText" style="margin-top:.45pt"><b><span style="font-size:10.5pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><u></u> <u></u></span></b></p>
<p class="m_3471589212222847084MsoBodyText" style="margin-right:15.55pt;margin-bottom:0in;margin-left:0in;margin-bottom:.0001pt">
<span style="font-family:"Calibri",sans-serif">The Chair shall appoint a List Manager who shall maintain a Public Mail List. Members and Interested Parties may post to the Public Mail List in compliance with these Bylaws. Anyone else is allowed to subscribe
 to and receive messages posted to the Public Mail List, which may be crawled and indexed by Internet search engines.<u></u><u></u></span></p>
<p class="m_3471589212222847084MsoBodyText" style="margin-top:.2pt"><span style="font-family:"Calibri",sans-serif"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="m_3471589212222847084MsoBodyText" style="margin-right:20.45pt;line-height:97%"><span style="font-family:"Calibri",sans-serif">The Chair shall appoint a Webmaster. The Webmaster shall post instructions on the Public Web Site for subscribing to the Public Mail List.<u></u><u></u></span></p>
<p class="m_3471589212222847084MsoBodyText" style="margin-top:.1pt"><span style="font-family:"Calibri",sans-serif"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="m_3471589212222847084MsoBodyText"><span style="font-family:"Calibri",sans-serif">The following materials shall be posted to the Public Mail List or Public Web Site:<u></u><u></u></span></p>
<p class="m_3471589212222847084MsoBodyText" style="margin-top:.5pt"><span style="font-size:10.5pt;font-family:"Calibri",sans-serif"><u></u> <u></u></span></p>
<p class="m_3471589212222847084MsoListParagraph" style="margin-right:75.15pt;margin-bottom:0in;margin-left:.5in;margin-bottom:.0001pt">
<u></u><span style="font-family:"Calibri",sans-serif;letter-spacing:-.1pt"><span>(a)<span style="font:7.0pt "Times New Roman"">   
</span></span></span><u></u><span style="font-family:"Calibri",sans-serif">Draft and final agendas for LWG and
<b><u>CWG</u></b> meetings, Forum Meetings and Forum Teleconferences (including any sub-groups or<span style="letter-spacing:-.4pt">
</span>committees).<u></u><u></u></span></p>
<p class="m_3471589212222847084MsoListParagraph" style="margin-right:23.8pt;margin-bottom:0in;margin-left:.5in;margin-bottom:.0001pt">
<u></u><span style="font-family:"Calibri",sans-serif;letter-spacing:-.1pt"><span>(b)<span style="font:7.0pt "Times New Roman"">   
</span></span></span><u></u><span style="font-family:"Calibri",sans-serif">Final minutes of Forum Meetings and Forum Teleconferences (including minutes of any sub- groups or committees), and minutes of all LWG and
<b><u>CWG</u></b> teleconferences and<span style="letter-spacing:-1.45pt"> </span>
meetings.<u></u><u></u></span></p>
<p class="m_3471589212222847084MsoListParagraph" style="margin-right:20.1pt;margin-bottom:0in;margin-left:.5in;margin-bottom:.0001pt">
<u></u><span style="font-family:"Calibri",sans-serif;letter-spacing:-.1pt"><span>(c)<span style="font:7.0pt "Times New Roman"">    
</span></span></span><u></u><span style="font-family:"Calibri",sans-serif">Messages formally proposing a Forum ballot (including ballots to establish, extend, modify, or terminate LWGs (as applicable) and
<b>CWGs</b>), individual votes, vote and quorum counts, and messages announcing ballot outcomes and voting<span style="letter-spacing:-.7pt">
</span>breakdowns.<u></u><u></u></span></p>
<p class="m_3471589212222847084MsoListParagraph" style="margin-right:9.55pt;margin-bottom:0in;margin-left:.5in;margin-bottom:.0001pt">
<u></u><span style="font-family:"Calibri",sans-serif;letter-spacing:-.1pt"><span>(d)<span style="font:7.0pt "Times New Roman"">   
</span></span></span><u></u><span style="font-family:"Calibri",sans-serif">Initial and final drafts of Forum requirements, guidelines, and recommendations after
<span style="letter-spacing:-.15pt">the </span>drafter has had an opportunity to receive and respond to initial Member<span style="letter-spacing:-.35pt">
</span>comments.<u></u><u></u></span></p>
<p class="m_3471589212222847084MsoListParagraph" style="margin-right:22.55pt;margin-bottom:0in;margin-left:.5in;margin-bottom:.0001pt">
<u></u><span style="font-family:"Calibri",sans-serif;letter-spacing:-.1pt"><span>(e)<span style="font:7.0pt "Times New Roman"">   
</span></span></span><u></u><span style="font-family:"Calibri",sans-serif">Initial and final drafts of
<b><u>CWG</u></b> charter documents, guidelines, and recommendations after the drafter has had an opportunity to receive and respond to initial Working Group member comments.<u></u><u></u></span></p>
<p class="MsoNormal" style="margin-bottom:0in;margin-bottom:.0001pt;line-height:normal">
<u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal" style="margin-bottom:0in;margin-bottom:.0001pt;line-height:normal">
<u></u> <u></u></p>
<p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p>
</div>
</div>

_______________________________________________<br>
Public mailing list<br>
<a href="mailto:Public@cabforum.org" target="_blank">Public@cabforum.org</a><br>
<a href="https://cabforum.org/mailman/listinfo/public" rel="noreferrer" target="_blank">https://cabforum.org/mailman/listinfo/public</a><br>
</blockquote></div>